„Je mehr Teilnehmende, desto spannender die Ergebnisse“

„Give me five“ – Fünf Fragen an Dr. Stefan Rief

Begleitforschung zum räumlich-verteilten Kongress BOCOM

Dr. Stefan Rief, Leiter des Forschungsbereich Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO über die Begleitforschung zu BOCOM, fantasievolle Veranstaltungsformate und neue Teilnehmererlebnisse.

Sina Goy, Online-Redaktion, tw tagungswirtschaft: Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO begleitet wissenschaftlich die Premiere des hybriden Events „BOCOM – Experience Borderless Communication“ am 3. September 2020. Wie gehen Sie dabei vor?

Ein Event, das zugleich an unterschiedlichen Standorten stattfindet, an denen man sich mit anderen Teilnehmenden physisch treffen kann und an dem aber auch von zu Hause aus teilgenommen werden kann, war eines unserer Zukunftsszenarien im Future Meeting Space-Innovationsnetzwerk. Es bediente schon damals immer relevanter werdende Teilnehmerbedürfnisse: Kurze Wege zur Veranstaltung, ein einfacherer Zugang zu spannenden Inhalten bei hoher Aktualität und zugleich die Möglichkeit, bestehende Netzwerke zu pflegen und neue Menschen zu treffen. Zentrales Element der wissenschaftlichen Begleitung der BOCOM ist eine Befragung der Teilnehmenden zu ihrem Erleben und ihrer Einschätzung zu den unterschiedlichen Veranstaltungselementen und Formaten. Wir werten dann aus, ob es hier Unterschiede und Muster gibt in Abhängigkeit der Art der Teilnahme. Eine erste, ganz einfache Auswertung versuchen wir bereits während der Veranstaltung durchzuführen. Je mehr Teilnehmende, desto spannender die Ergebnisse.

Martina Neunecker, Head of Communications, GCB: Ein Schwerpunkt der Begleitforschung zu BOCOM sind die Auswirkungen eines räumlich verteilten bzw. hybriden Kongresses auf die Teilnehmer*innen. Haben Sie dazu bereits bestimmte Hypothesen, etwa was den Wissenstransfer oder das Netzwerken betrifft – beides wichtige Funktionen von Veranstaltungen?

Ich erwarte, dass wir bei der Vermittlung von theoretischem Wissen kaum Unterschiede zwischen einer virtuellen Teilnahme und einer Teilnahme live vor Ort ermitteln werden. Vielleicht stellen wir sogar eine bessere Wissensaufnahme bei virtuellen Teilnehmenden fest. Es könnte sein, dass diese beispielsweise fokussierter sind. Die Erlebnisqualität schätze ich vor Ort deutlich höher ein und es wäre auch denkbar, dass vor Ort geknüpfte Kontakte durch das gemeinsame Veranstaltungserlebnis länger nachwirken. Den letzten Aspekt, also die Langzeitwirkung, können wir allerdings im BOCOM-Event noch nicht nachvollziehen. Spannend wird sicherlich der Aspekt der Interaktivität. Wichtig ist, dass wir uns darüber im Klaren sind, dass es bei unterschiedlichen Teilnahmeformen nicht immer darum geht, identische Teilnehmererlebnisse zu verschaffen, sondern unterschiedliche Teilnahmemotive und Beweggründe möglichst gut zu bedienen – mit nur einer Veranstaltung. Einfacher gesagt, es geht nicht unbedingt darum, zu Hause dasselbe erleben zu wollen wie vor Ort. Es wird für uns also auch spannend sein zu erfahren, ob es Motivbündel bei unterschiedlichen Teilnahmeformen gibt.

Kerstin Wünsch, Chefredakteurin, tw tagungswirtschaft: Wie können Veranstaltungsplaner*innen am hybriden Event „BOCOM – Experience Borderless Communication“ teilnehmen? Und warum sollten sie das tun?

Aktuell gibt es noch einige wenige Tickets für die Teilnahme vor Ort in Berlin, zusätzlich ist die virtuelle Teilnahme im Livestream kostenfrei möglich. Die Registrierung unter bocom.online schließt bereits am 27. August – es heißt also schnell sein. Die Teilnahme lohnt sich: Zum einen natürlich wegen der spannenden Inhalte, der großartigen Referenten und der unterschiedlichen Formate. Zum anderen aber natürlich aus Neugierde. Wir befinden uns alle am Anfang eines hybriden Konferenzzeitalters und ich freue mich riesig, dass bereits so früh die Wissenschaft eingebunden wurde. Stellen Sie sich einfach vor, wir haben Jahrhunderte mit persönlichen Meetings hinter uns und dennoch hatten wir auch hier immer noch offene Fragen. Nun beginnt eine neue Zeit und wir wissen noch viel zu wenig über virtuelle und hybride Formate – und diese werden uns noch Jahrzehnte oder vielleicht sogar Jahrhunderte begleiten. Ich denke, das ist Grund genug für Profis, die diese Zukunft mitgestalten wollen. Außerdem ist es auch immer interessanter, die Auswertungsergebnisse einer Studie zu betrachten, an der man selbst beteiligt war. Also ich würde sagen, in jedem Fall teilnehmen und sich ein eigenes Bild machen.

Timothy Aldrich, Trainee Communications, GCB: Wie müssen hybride Veranstaltungen konzipiert sein, damit die Teilnehmer*innen - ganz gleich ob online oder vor Ort - miteinander interagieren und die Veranstaltung gemeinsam erleben können? Oder andersrum: Welche Ideen gibt es, um das Gefühl von Parallelveranstaltungen zu vermeiden?

Hier sind Veranstaltungselemente gefragt, die genau diese Brücke zwischen den Welten bauen. Der Fantasie sind eigentlich keine Grenzen gesetzt. Das reicht von virtuell-realen Teilnehmertandems im Vorfeld der Veranstaltung, über virtuelle Workshops in Kleingruppen, die ihre Ergebnisse in der Hybridität vorstellen. Gemeinsame Votings, aber beispielsweise mit getrennter Auswertung nach persönlich Anwesenden und virtuellen Anwesenden finde ich persönlich ein recht einfaches und gutes Mittel, denn es negiert nicht den Unterschied zwischen den Gruppen, sondern macht insbesondere den vor Ort anwesenden Referenten und Teilnehmenden immer wieder bewusst, dass es auch noch andere Teilnehmende und Teilnehmererfahrungen „da draußen“ gibt. Aber wie ich schon vorhin gesagt habe, es ist auch wichtig, dass man sich als Veranstalter bei der Konzeption eines Events und als Teilnehmender bewusst macht, dass es nicht unbedingt Ziel ist, identische Erlebnisse zu schaffen, sondern die Spezifika unterschiedlicher Teilnahmesituationen möglichst gut zu bedienen.

Christian Funk, Redakteur, tw tagungswirtschaft: Bei der Organisation von hybriden Events versuchen Veranstaltungsplaner*innen in der Regel, die Bestandteile der Präsenzveranstaltung in ein Online-Format zu übertragen. Ist das die richtige Herangehensweise oder sollte man die digitalen Formate einer Veranstaltung grundsätzlich anders denken?

Ich glaube schon, dass dies erstmal ein guter Weg ist, denn schließlich sind wir alle mit realen Events sozialisiert worden. Es ist aber wichtig immer zu überlegen, ob das noch in einer virtuellen oder hybriden Situation funktioniert, was hier anders ist und was wie wirkt. Kombinieren sollten man diese Herangehensweise aber auch mit dem Mut, davon abzuweichen und mit Neuem zu experimentieren. Ich würde sogar sagen im Moment ist alles erlaubt, denn wir müssen noch viele, viele Erfahrungen sammeln. Selbstverständlich sollten wir aber auch immer denken: Was sind die spezifischen Vorteile des Virtuellen. Ich selbst bin trotz einiger Monate Corona noch immer fasziniert, dass ich nun an Veranstaltungen teilnehmen kann, die ich sonst nie hätte besuchen können oder dass ich eigene Veranstaltungen mit Referenten bestücken kann, die ich niemals zuvor nach Deutschland bekommen hätte oder dass wir virtuelle Best-Practice-Touren auf der ganzen Welt machen können. Wir haben beispielsweise mehr virtuelle Besucher in unseren digitalen „Zwillingslaboren“ als vor Corona am Institut. Hieraus resultieren wiederum mehr Anfragen für echte Besuche als jemals zuvor. Wir freuen uns also auf eine Zeit, in der wir diese Anfragen alle befriedigen können.

https://bocom.online