Wie kann eine hybride Veranstaltung in Zeiten von Corona aussehen?

GCB präsentiert Video zur ersten hybriden Mitgliederversammlung

Screenshot Impressions of the GCB's first hybrid general meeting

Mit seiner diesjährigen Mitgliederversammlung feierte das GCB German Convention Bureau e.V. am 29. Juni 2020 eine Premiere: Erstmalig konnten die GCB-Mitglieder nämlich zwischen der Teilnahme an der Präsenzveranstaltung im Estrel Congress Center Berlin und der virtuellen Veranstaltung im Virtual Venue wählen. Somit war die erste hybride Mitgliederversammlung des GCB geboren. Eindrücke dieser hybriden Veranstaltung sowie der umfangreichen Hygiene-Maßnahmen hat das GCB in einem Video festgehalten.

Mit diesem Veranstaltungs-Format ist das GCB auf die weiterhin angespannte Lage und die anhaltenden Beschränkungen eingegangen. Matthias Schultze, Managing Director des GCB, fasste die Entscheidung wie folgt zusammen: „Mit der hybriden Mitgliederversammlung sind wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder im „New Now“ eingegangen. Gefragt ist nicht mehr nur eine einzige, monolithische Delegate Journey, sondern das gleichzeitige Angebot von analogen, hybriden und digitalen Formaten. Wir wollten all unseren Mitgliedern die Teilnahme entsprechend ihrer persönlichen Präferenzen ermöglichen.“ Den rechtlichen Rahmen für die Veranstaltung schufen sowohl der Berliner Senat, welcher zum Zeitpunkt der Veranstaltung bis zu 150 Teilnehmer*innen zuließ, als auch die Bundesregierung, welche im Rahmen der COVID-19-Pandemie erstmals virtuelle und hybride Mitgliederversammlungen ermöglichte. Am Erfolg der Veranstaltung waren auch die verschiedenen Kooperationspartner maßgeblich beteiligt.

Im gleichen Setting zur GCB-Mitgliederversammlung führte auch der Europäische Verband der Veranstaltungscentren e.V. seine Jahreshauptversammlung durch. Dies ermöglichte unter anderem eine gemeinsame Nutzung der Infrastrukturen. Vor Ort erarbeitete das Estrel Berlin ein umfangreiches Sicherheits- und Hygiene-Konzept, welches allen Beteiligten eine sichere Veranstaltung ermöglichte. Die Sitzplätze wurden beispielsweise mit kleinen reihenverbundenen Beistelltischen ausgestattet, welche zudem als Abstandshalter dienten. Doch auch in allen anderen Bereichen wurden weitreichende Maßnahmen erarbeitet, um Warteschlangen zu vermeiden, Sicherheitsabstände einzuhalten und Hygiene auf höchstem Niveau zu bieten. Auf der Präsenzveranstaltung wurden die Einhaltung der Sicherheitsabstände sowie die Nachvollziehbarkeit von möglichen Infektionsketten zusätzlich durch die Kinexon SafeZone von WR Events sichergestellt (mehr Informationen zur Kinexon SafeZone finden Sie hier).

Die virtuellen Elemente der Mitgliederversammlung wurden in der Proske Virtual Venue angeboten. In dieser virtuellen Veranstaltungs-Location konnten die Teilnehmer*innen in unterschiedlichen Räumen online zusammenkommen, die Veranstaltungen live verfolgen und sich mittels Chat- und Kommentarfunktion auch direkt in der Veranstaltung einbringen. Die Eventtechnik-Agentur Kickelhain stellte zudem das einwandfreie Live-Streaming der Veranstaltung sicher. Die sichere und rechtmäßige Stimmabgabe wurde durch den Technologieanbieter SwarmWorks ermöglicht.

Den Erfolg der Veranstaltung bestätigt Matthias Schultze: „Wir haben viele positive Rückmeldungen erhalten. Die Zahl der Anmeldungen für die persönliche Teilnahme in Berlin wie auch für die virtuelle Mitgliederversammlung zeigen, dass wir mit dem hybriden Format den richtigen Nerv getroffen haben.“

https://www.youtube.com/watch?v=DchEeb6-nLk&feature=emb_title

https://eventcrisis.org/de/articles/193-mit-der-kinexon-safezone-die-abstandsregeln-einhalten