„Ein Großteil der Besucher hat den Stream durchweg angeschaltet“

“Give me 5” - Fünf Fragen der eventcrisis.org-Redaktion an Tanja Schramm

Tanja Schramm, Geschäftsführerin MEET GERMANY, Foto: Aleksander Vogiatzis, VOG Agency

Tanja Schramm, Geschäftsführerin MEET GERMANY, über die Premiere von MEET GERMANY goes virtual, 2.000 Teilnehmer beim Thema Hybrid Events, die neue Offenheit für digitale Angebote und den großen Aufwand bei deren Organisation.

Timothy Aldrich, Trainee Communications, GCB: Bereits 2018 konzipierten Sie Ihre digitale Community. Wie halfen die daraus gewonnenen Erfahrungen Ihnen und Ihrer Community bei der Planung, Durchführung und Teilnahme der ersten virtuellen Ausgabe von “Meet Germany”?
Tanja Schramm: Einhergehend mit dem Aufbau der digitalen Community, beschäftigten wir uns intensiv mit Themen des Online-Marketings und steigerten die Traffic auf unseren Social-Media-Kanälen erheblich. Dadurch erzielten wir eine extrem hohe Reichweite im Vorfeld und auch während des Events. Durch eine systematische Clusterung unserer digitalen Community während der letzten zwei Jahre, sprechen wir eine qualitativ sehr hochwertige Zielgruppe an. Das zeigte sich auch bei der Fachbesucherstruktur. Unser Digitalisierungsprozess verstärkt das Verständnis, das Vertrauen und auch das Interesse an unserer Expertise sowie der unserer Partner. Die Teilnehmer waren dadurch sehr offen, experimentierfreudig und nutzten unser Event als Best Practice für eigene virtuelle Events. Denn genau das ist unser Bestreben: Wir wollen unserer Community das (Arbeits-)Leben vereinfachen und Lösungen bieten. Und selbstverständlich ist auch mein Team durch die Auseinandersetzung mit digitalen Medien in den letzten Jahren an ihren Aufgaben gewachsen und konnten dadurch sehr schnell die neuen Module, Tools und Partnerangebote für das digitale Event einsetzen.

Christian Funk, Redakteur, tw tagungswirtschaft: Ihre 36 Sessions hatten eine große Bandbreite an Themen. Was waren die am meisten besuchten Sessions?
Den Peak mit 2.000 Teilnehmern gleichzeitig erreichten wir beim Vortrag unseres Jahrespartners VOK DAMS, als CEO Colja Dams über das Thema „Hybrid Events – Event Design nach COVID-19“ sprach. Besonders stark besucht waren die technologisch orientierten Vorträge, wie „Digitale Alternativen und virtuelle Möglichkeiten“ von NIKKUS Veranstaltungstechnik, das EventMobi Testlabor und die sehr lebendig dargestellten Vorträge von Andreas Grunszky, BEEFTEA GROUP. Auch Praxistipps wie die Checklisten für Live-Events in Pandemie-Zeiten von FastLane sowie Eventverträge von Martin Glöckner, Justiziar FAMA Fachverband, wurden sehr gut besucht. Besonders in den Köpfen verankern werden sich wohl unsere gemeinsame Aktion zur „Baumspende-Aktion“ resultierend aus dem Vortrag von Travel & Tree, die Lunchboxen von BerlinCuisine und die gemeinsame Kreation unseres MEET GERMANY Songs initiiert von meeting point berlin. Ich selber habe viel dazu gelernt. Ab Mitte Juni stellen wir alle Vorträge zum Download bereit.

Ronja Heise, Online-Redaktion, tw tagungswirtschaft: Welche Prognose für die Zukunft können Sie für sich und für die Veranstaltungsbranche aus der ersten virtuellen Ausgabe von “Meet Germany” ableiten?
Die Teilnehmer sind durch die letzten Wochen viel offener und interessierter an digitalen Angeboten und Tools geworden. Wir haben auch viele Anregungen mitnehmen können und werden zukünftig die Tools noch stärker in Interaktion bringen und die Medienbrüche noch weiter reduzieren. Virtuelle Events haben definitiv – auch in Zukunft – ihre Berechtigung. Du erreichst mehr Personen, sie gestalten sich als flexibler und transparenter. Sie werden aber keinesfalls Live-Events ersetzen. Der persönliche Austausch, die Emotionen und das Netzwerken machen Live-Events aus. Der Trend Richtung hybride Events bildet sich ab und wird sicherlich auch in Zukunft an Tragweite gewinnen.

Martina Neunecker, Head of Communications, GCB: Was hat Sie bei der ersten virtuellen Ausgabe von “Meet Germany”, die am 26. und 27. Mai stattfand, am meisten überrascht?
Die große Resonanz auf allen Seiten – ob auf Fachbesucher- oder Ausstellerseite. Damit hätten wir in dieser Form nicht gerechnet. Bei der Konzeption des Events, sind wir davon ausgegangen, dass die Fachbesucher nur temporär einige der Vorträge und den Messebereich besuchen. Nach dem Event stellte sich heraus, dass ein Großteil der Besucher durchweg den Stream angeschaltet hatte. „Ich wollte eigentlich nur ein wenig reinschnuppern, war dann aber fast 90% der Zeit dabei.“ Das ist nur eines der Feedbacks, die ich wiedergeben möchte. Überrascht hat uns auch der Aufwand der Organisation. Er steht den Live-Events in nichts nach. Wir nehmen viele Learnings mit, werden beim nächsten Mal sicherlich einiges modifizieren und lassen unsere Community dank einer Landingpage mit Kontakten und Tipps an unserer Erfahrung und Kontakten teilhaben.

Kerstin Wünsch, Chefredakteurin, tw tagungwirtschaft: Die Zahlen Ihrer ersten digitalen Ausgabe von Meet Germany sind beeindruckend: 3.441 angemeldete Fachbesucher*innen, 16.000 Anmeldungen für 36 Sessions und 28.000 Standbesuche bei 87 Ausstellern. Gibt es Daten, wie lange sich die Teilnehmer*innen im Durchschnitt in den Vorträgen bzw. an den Ständen aufgehalten haben?
Wir werten derzeit noch Daten aus. Die tatsächliche Aufenthaltsdauer können wir Stand heute nicht im Detail nachvollziehen. Folgende Zahlen liegen bereits vor: 21.027 Mal wurde sich an den beiden Tagen in den Stream eingeloggt. Somit zählen wir im Durchschnitt 585 Fachbesucher pro Vortrag. Ein Großteil der Besucher ließ den Stream beide Tage laufen. Pro Ausstellerstand verzeichnen wir durchschnittlich 320 Besucher. Eine nachvollziehbare Interaktion per Chat hat im Durchschnitt mit je 25 Besuchern stattgefunden mit einer geschätzten Aufenthaltsdauer von 5 Minuten. Andere Besucher haben sich von den Ständen inspirieren lassen, sich Unterlagen runtergezogen sowie an unserem MEET GERMANY goes virtual Award teilgenommen. Das Gamification Tool Confgames haben über 400 Besucher genutzt. Insgesamt wurden 44 Preise verlost. Über 1.000 Fachbesucher registrierten sich in der App von EventMobi und verknüpften sich. Für uns war es eine großartige Erfahrung und unser Weg, der Branche in dieser schwierigen Situation zu helfen.

www.meet-germany.network